Home / Entrepreneur / Daily Meeting or Weekly Meeting?

Daily Meeting or Weekly Meeting?

Salah satu yang sering dibudayakan selama mengikuti program inkubasi di berbagai incubator adalah meeting berkala. Sayangnya banyak pelaku bisnis yang memandang sepele dengan meeting, termasuk startup.

Biasanya pandangan ini dibangun dari asumsi bahwa meeting adalah kegiatan yang cenderung membuang waktu dan tidak berbasis aksi. Jadi wajar saja kalau para geek memandang meeting tidak terlalu penting dan hanya akan dilakukan ketika sudah ada masalah yang cukup pelik dan dirasa perlu kesepakatan banyak anggota tim untuk memutuskannya.

Apakah startup anda juga demikian? Jarang melakukan meeting harian atau hanya sesekali meeting mingguan?

Survey sudah dilakukan oleh berbagai pusat penelitian psikologis di berbagai negara dan hasilnya tidak banyak berbeda. Meeting secara teratur lebih berpeluang memberikan motivasi dan dampak positif kepada semua tim didalam organisasi. Setiap anggota dari tim membutuhkan pengingat secara teratur untuk masalah pencapaian, tindakan yang dilakukan dan kebersamaan.

daily meeting

 

Aktivitas meeting ini  tidak perlu dilakukan dalam waktu yang lama. Maksimal 30 menit di pagi hari dan di sore hari. Kalau dipagi hari sebaiknya berfokus kepada hal yang akan dilakukan dihari tersebut. Sementara sore hari adalah membahas progres yang sudah dibuat dan bagaimana dampaknya. Persoalan-persoalan akan dibahas dalam kedua meeting namun dengan durasi yang singkat dan bukan bertujuan untuk mencari kata sepakat, namun lebih kepada penentuan batas pengerjaan, siapa yang akan menangani dan berkoordinasi dengan tim lain jika diperlukan.

Jika tidak melakukan meeting harian maka ada dampak buruk yang muncul tanpa disadari. Biasanya tugas yang disepakati di awal tidak akan terkoordinasi dengan baik untuk semua tim. Paling hanya beberapa anggota saja yang berkoordinasi dan semakin lama akan semakin tidak teratur karena tidak ada tolak ukur pencapaian yang bisa dihindari dengan meeting di pagi hari misalnya.

Sering pula akan muncul masalah tambahan dimana ketika dibutuhkan kerjasama antar anggota saat masalah baru muncul namun hanya diketahui oleh sebagian dari anggota tim. Lama kelamaan masalah kecil seperti ini akan menumpuk. Selain membuat jadwal menjadi tidak sinkron, juga berpotensi membuat “burn out” dari masing-masing anggota tim karena tekanan muncul tidak hanya dari beban kerja, namun juga dari ketiadaan kerjasama secara keseluruhan.

Dengan adanya meeting harian, maka ketua tim akan selalu bisa memantau pergerakan startup secara keseluruhan.

Selain meeting harian, meeting mingguan juga perlu dilakukan. Dan kegunaan meeting mingguan adalah untuk mengambil jarak tertentu dari kegiatan harian dan berusaha melihat secara lebih luas terhadap pencapaian yang sudah dilakukan selama 1 minggu,

Dengan melakukan meeting mingguan yang berfokus kepada “apa saja yang sudah dicapai minggu ini” akan membuat para anggota startup bisa melihat dan mengukur pencapaian atau progress dari pekerjaan dengan milestone kerja. Tanpa meeting mingguan, startup bisa terperosok ke rutinitas operasional tanpa pernah mengukur apakah sudah berlari dengan kecepatan yang wajar, arah yang benar, menyelesaikan yang prioritas dan sesuai dengan misi yang dibuat.

Berapa lama dibutuhkan untuk meeting mingguan? Tidak perlu lama, maksimal 1-2 jam saja. Karena disini yang perlu didiskusikan adalah sudah sampai mana pencapaian minggu ini dibanding minggu lalu. Apakah sudah sesuai atau perlu penyesuaian lagi?

Jika dalam seminggu startup anda melakukan meeting harian (30menit x 2 sesi x 5 hari) total sebanyak 5 jam dan meeting mingguan 1 sesi x 2 jam maka total waktu yang anda habiskan hanyalah 6 jam dari 6 hari kerja (asumsi 5 hari full dan hari sabtu hanya 1/2 hari kerja).

Dengan melakukan meeting harian dan mingguan, selain fungsi komunikasi dan sosial, efek yang paling baik adalah kerjasama dalam perencanaan, pendelegasian, serta fase pengukuran disaat yang bersamaan. Secara keseluruhan kegiatan ini membentuk kultur atau budaya startup yang baik. Ini perlu saya tekankan, karena yang populer dikenal saat ini adalah budaya startup yang mengusung tema “kerja tanpa aturan ketat”, “bebas berkreasi”, dsb. Padahal yang benar adalah kerja keras dan komitmen terus menerus. Salah satu implementasinya adalah meeting secara teratur.

 

About Samuel Henry

Saya seorang Gamer. Itu pekerjaan utama saya, sementara sampingan yang lain adalah Pembicara baik untuk bidang Teknologi & Softskill, juga sering menjadi Coach & Trainer untuk bidang IT, saya penulis buku, dan saat ini saya menjadi Mentor di Jogja Digital Valley (JDV) Hobby saya menulis, melukis dan menggambar serta mendengar musik. Saya suka topik kreativitas, karena saya percaya kita mendapat anugerah kreatif agar kita tidak lupa menjadi bagian dari Pencipta.